Zure bizikleta-tailerrarentzako softwarea ala Excel? Konparazio zintzo bat

Noiz nahikoa den Excel benetan

Esan dezagun hasieratik: oraintxe ireki baduzu, bakarrik lan egiten baduzu eta astean hogei bat lan egiten badituzu, ondo mantendutako kalkulu-orri bat tresna zintzo bat da. Doan da, malgua, jada ezagutzen duzu eta ez zaitu ezer berri ikastera behartzen. Etapa honetan garrantzitsuena dena idazteko ohitura hartzea da, eta bezeroa, bizikleta, lana eta prezioa dituen fitxategi bakar batek primeran balio dizu.

Excelek eusten dio datuak gutxi diren bitartean, pertsona bakar batek idazten dituen bitartean eta memoriak hutsuneak betetzen dituen bitartean. Denda txiki bat luzaroan bizi daiteke muntaia honekin dramarik gabe, eta lehen egunetik softwarea nahitaez erosi behar duzula esaten dizuna zerbait saltzen ari zaizu. Galdera zuzena ez da «Excel gaizki dago?», baizik eta «zenbat eutsiko dio?».

Muga ez da teknikoa, egiturazkoa baizik: kalkulu-orri bat lerro isolatuz osatuta dago. Ez dago harremanik «bezero honen», «bizikleta honen» eta «azken bi urteetako hiru lanen» artean. Datu bakoitza bere kabuz bizi da, eta historia bat berreraikitzeak eskuz mugitzea esan nahi du, fitxa bat berrizendatu ez izana espero. Denda txikia den bitartean ez duzu nabaritzen. Hazten denean, muga hori zure gaueko lana bihurtzen da.

Kalkulu-orriak huts egiten dizun lau puntuak

Ez da bat-bateko erorketa bat, higadura bat baizik. Lau puntu zehatz daude non, denda martxan jartzen denean, kalkulu-orria zure alde egin ordez zure kontra hasten den.

Seinalerik fidagarriena ez da fakturazio-atalase bat, jokabidezkoa baizik: kalkulu-orriak dioena «bi aldiz egiaztatzen» hasten zarenean —hornitzaileari deitzea pieza benetan dagoela ziurtatzeko, zure memorian arakatzea azken berrikuspenaren bila fitxaz jada fidatzen ez zarelako—, kalkulu-orriaren kostuak jada bere onura gainditu du.

Eskuz egitearen ezkutuko kostuak

Kalkulu-orria doan dirudi harpidetzarik ez duelako. Baina kostu bat dago, fakturan inoiz agertzen ez diren txanponetan ordaintzen duzuna baino: denbora, akatsak eta itzultzen ez diren bezeroak. Inork liburuetan apuntatzen ez duen ezkutuko kostu klasikoa da, neurtu arte.

Denbora da lehena. Lan-agindu bat kutxa-softwarera kopiatzea, gero stock-fitxategira, gero bezeroaren fitxara, informazio bera hiru aldiz idaztea da. Egunean erregistro bikoitzeko ordu erdi urtean hamar egun oso baino gehiago dira, mostradorean fakturatzen pasa zenitzakeenak gelaxkak kopiatu ordez.

Akatsak dira bigarrena. Bi pertsona fitxategi bera une desberdinetan editatzen eta eguneratze bat galtzen da. Hautsitako formula bat duen gelaxka bat, bikoitza eskatzera behartzen zaituena. Prezio okerrarekin bidalitako aurrekontu bat. Akats bakoitzak kostu zuzena du, eta kalkulu-orrian ez du nork edo noiz aztarnarik uzten.

Galdutako diru-sarrerak dira hirugarrena, eta garestiena ikusten ez dituzulako. Mantentze errepikaria dendaren errenta da: urtero itzultzen den bezero bat behin bakarrik sartzen dena baino askoz gehiago balio du. Historia egituraturik eta gogorarazpen automatikorik gabe, errenta hori sakabanatzen da. Ez da ordaintzen duzun kostu bat, kobratzera iristen ez zaren diru-sarrera bat baizik, eta horrek min gehiago egiten du.

Migrazio-zerrenda

Exceletik kudeaketa-software batera pasatzeak ez du hutsera jauzi bat izan behar. Aldatzea erabakitzen baduzu, urrats hauek trantsizioa ordenatua eta itzulgarria egiten dute, denda egun bakar batez ere gelditu gabe.

• 1Egin non zauden argazki bat: zenbat bezero aktibo, zenbat bizikleta, zenbat stock-lerro dituzun benetan kalkulu-orrian.
• 2Garbitu datuak migratu aurretik: kendu bikoiztuak, uniformizatu bezeroen izenak, zuzendu argi eta garbi okerrak diren stock-zifrak.
• 3Egiaztatu softwareak zure datuak fitxategi batetik (CSV/Excel) inportatzen dituela: dena eskuz berridatzi behar ez izatea erabakigarria da.
• 4Hasi modulu bakar batekin —normalean lan-aginduak— eta erabili aste batez kalkulu-orriaren paraleloan.
• 5Gehitu stocka: lotu lan bakoitza piezen deskontu automatikora, hala inbentarioa bere kabuz eguneratzen da.
• 6Piztu agenda eta erreserbak: sartu eguneko edukiera, hala erreserba bikoiztuak diseinuz desagertzen dira.
• 7Piztu zerbitzu-gogorarazpenak: harpidetza azkarren amortizatzen duen modulua da.
• 8Fidatzen zarenean bakarrik, artxibatu kalkulu-orria. Gorde irakurtzeko soilik den kopia gisa, ez erabileran dagoen sistema gisa.

Zer aldatzen den software dedikatu batekin

Tailerrerako sortutako software batek —ez CRM generiko birmoldatu batek— kalkulu-orri batek inoiz egin ezin izan zuen gauza bat egiten du: bezeroa, bizikleta eta lan-historia egitura bakarrean lotzen ditu, eta stocka lan bakoitzean eguneratzen du ezer kopiatu gabe. Bermeak eta eBike osagaiak datu erregistratu bihurtzen dira, ez bazterreko ohar bat.

CrankPal trantsizio honetarako hain zuzen ere sortu zen. Lan-aginduek automatikoki lotzen dituzte bizikletaren fitxa, piezak eta aurrekontua; stocka bere kabuz deskontatzen da salmentan; agendak eguneko karga ezagutzen du eta txirrindularien aplikaziotik datozen erreserbak bere kabuz sartzen dira. Zerbitzu-gogorarazpenak automatikoki ateratzen dira, eta kutxak ordainagiria eta faktura elektronikoa fluxu berean jaulkitzen ditu, erregistro bikoitzik eta kanpoko softwarerik gabe.

Eta ez da jauzi teknologiko konplikatu bat: modulu batekin hasten zara, datuak fitxategi batetik migratzen dituzu, eta egun gutxitan sistemak lehen eskuz egiten zenuena egiten du. Praktikan ikusi nahi baduzu, Free planak dena arriskurik gabe probatzen uzten dizu.